Метод GTD структурирует работу с информацией и задачами, помогая юристам справляться с многозадачностью и соблюдать сроки. GTD вполне подходит для юристов: эффективное управление задачами, делами, обращениями клиентов, уведомлениями с сайтов судов и другой информацией, имеющейся в работе юристов можно выполнять и с помощью методов GTD.
Основные этапы:
Сбор данных - это основной, начальный этап, предназначенный просто для сбора всего, над чем юристу нужно работать, в как можно меньшем количестве мест (желательно в одном - в папке Inbox приложения для ведения дел).
Inbox — это единое место для фиксации всей входящей информации:
- Поручения от клиентов, от коллег, от руководства.
- Входящие документы (запросы, информация, любые сообщения), по электронной почте, в мессенджерах, по телефону и т.д.
- Собственные идеи по конкретным делам и не связанные с делами, выводы из мозговых штурмов с коллегами.
- Заметки о сроках, за которыми нужно следить.
- Уведомления с сайтов судов и систем мониторинга.
Inbox позволяет ничего не упустить, сохраняя все данные для дальнейшей обработки.
Ключевым моментом использования GTD является разделение сбора информации на обработку собранного вами материала и выполнения поставленных вами задач. Ваш inbox - это просто пункт сбора всей информации. Вы должны выделить время, чтобы обрабатать все свои записи в inbox. Когда вы садитесь обрабатывать свой inbox, все, что вы можете сделать за две минуты или меньше, вы должны сделать сразу. Удаляйте по одной вещи из своего inbox за раз. Решите, что с ним должно произойти. Если вы можете сделать это прямо сейчас, за две минуты или меньше, сделайте это. Отсортируйте все, что вы не можете сделать. Каждая запись из inbox анализируется и распределяется по соответствующим разделам:
"Сделай сейчас"/"Next". Все, что вы можете делать прямо сейчас. Не только сегодня, но и завтра, послезавтра - главное, что это надо делать, и делать недо в такое-то время такого-то дня (как судебное заседание - его не "сделаешь" раньше), а то, что можно делать целую неделю или больше - например, писать апелляционную жалобу.
"Ждём". Все, про что вы не знаете, когда будет выполнено. Это задачи, которые вы кому-то другому делегировали. Это события, которые вы ждете, которые должны совершить другие (например, подача апелляционной жалобы на положительное для вас решение суда другой стороной, дата назначения судебного заседания по поданному иску, истечение срока на оспаривание сделки и др.). Если вам нужно совершить какие-то действия для того, чтобы узнать, выполненна ли назначенная другому задача, наступило ли ожидаемое событие - то это, как правило, отдельная задача с конкретной датой.
"Календарь". Задачи с конкретными сроками заносятся в "Календарь".
"Когда-нибудь". Идеи, планы и не срочные задачи, которые можно выполнить при наличии времени или ресурсов, переносятся в раздел "Когда-нибудь".
Для каждой задачи важно определить, что конкретно нужно сделать: изучить документ, позвонить клиенту, подготовить заявление, создать (завести) дело в системе управления юридическими делами. Расставлять приоритеты следует только после того, как все задачи обработаны и понятны их следующие шаги.
Постоянно поддерживайте актуальность всех списков:
- Задачи из раздела "Ждём" проверяйте по контрольным датам.
- Для повторяющихся задач, таких как подача заявлений или формирование отчетов, используйте шаблоны и автоматизацию.
- Периодически просматривайте раздел "Когда-нибудь", чтобы не упустить интересные возможности или задачи, которые стали актуальными.
Приступайте к выполнению задач по установленному порядку, опираясь на юридические таймлайны и приоритеты (например, соблюдение судебных сроков). Шаг за шагом реализуйте намеченные действия, минимизируя риски ошибок.
Входящие: для сбора всей информации. Сделать сейчас: активные задачи для немедленного выполнения. Ждём: задачи, зависящие от внешних факторов (например, получение текста решения). Календарь: задачи, привязанные к конкретным датам и срокам. Когда-нибудь: идеи, планы и задачи без четких сроков, которые можно выполнить позже.
Под проектом понимаются судебные дела, юридические проекты и т.п.
Эта система позволяет юристам сосредотачиваться на приоритетах, эффективно распределять рабочую нагрузку и развивать долгосрочные проекты.